Iniciar un proyecto siempre es un desafío y, a pesar de empezarlo con ímpetu y motivación, a veces hay cosas que se dejan de lado y que pueden ocasionar su fracaso.

Las causas por las que los proyectos fracasan varían, desde los errores en la fase de definición y la planificación, hasta el síndrome del lavadero. ¿Quieres saber más?

En este artículo vamos a abordar las causas y posibles soluciones en un ciclo de vida predictivo, dejaremos para otra publicación causas de fracaso y soluciones para proyectos con ciclos de vida adaptativos, manejando entornos de trabajo ágiles.

Te invitamos a que continúes leyendo y conozcas algunas de las causas principales por las que los proyectos fracasan, pero, sobre todo, cómo puedes evitarlas.

Por lo general, es aquel cuyo resultado no cumple con su caso de negocio y jerarquía de objetivos; y/o no entrega, comisiona, lo que estaba contractualmente acordado, en todos sus términos. Es arriesgado generalizar porque las causas pueden ser muy diversas. Para evitar que un proyecto fracase, es especialmente importante estar atentos a la raíz de la causa aplicar lecciones aprendidas y no incurrir en nuevos fracasos. Veamos algunas de las causas más relevantes:

Poca planificación

La tendencia creciente a relativizar la importancia de la planificación en un proyecto. Su deficiencia puede derivar en el fracaso del mismo. El éxito de un proyecto depende, en gran medida, de definir adecuadamente el caso de negocio, el alcance, el rol de cada miembro del equipo y la gestión de cambios. Dispondremos así de un cuaderno de bitácora, así como de la hoja de ruta detallada para monitorear y controlar la fase de ejecución y su comisionamiento.

Definición inconsistente de los recursos

La planificación no debe limitarse a la agenda, las reuniones y las responsabilidades. También es fundamental planificar los recursos, del tipo que sean, humanos, financieros o técnicos. Si no se determinan consistentemente, no será posible cumplir con los tiempos, arriesgando la no transferencia del entregable final.

Objetivos poco claros

Los objetivos del proyecto deben definirse con claridad en la fase del ciclo de vida de diseño/definición, especialmente con la jerarquía de objetivos, para que a medida que el tiempo transcurra, podamos saber, de manera proactiva, si vamos cumplimiento y si estamos camino del éxito (o no), para actuar en consecuencia. Escoger metas medibles, indicadores de progreso, factores críticos para el éxito e hitos asociados, contribuye a tener una mejor visualización del progreso del proyecto y permite conocer lo cerca que estás de alcanzar el resultado esperado.

Falta de seguimiento, monitoreo y control

Esta es una fase característica de la moderna dirección de proyectos. “Acompañar” (= monitoreo y control) el desarrollo del proyecto es esencial para su éxito; a pesar de conocer los detalles, gestionar las partes interesadas, las comunicaciones, los riesgos, las fases y los paquetes de trabajo no es suficiente; especialmente, cuando se dirigen proyectos de una determina complejidad.

Resulta imprescindible saber cómo va nuestro proyecto, si se está cumpliendo con todas las expectativas, más allá del cronograma, o si el presupuesto sigue la planificación. De esta forma, apenas surge alguna divergencia en relación con el plan inicial, es posible corregirla. La predictibilidad y la proactividad son enfoques imprescindibles que mejoran las competencias de los miembros del equipo de proyecto y especialmente de su dirección.

Poca transparencia

Para que el proyecto no fracase, es fundamental que exista transparencia para todas las partes interesadas, más allá del equipo del proyecto.

Esto incluye una comunicación clara, una buena gestión de documentación y de los canales de información establecidos, así como la transparencia acerca del estado de cada tarea que se puede lograr hoy en día a través de la digitalización de toda la documentación relacionada.

Falla en la comunicación

La comunicación personal es la clave para una gestión de proyectos profesional y las buenas prácticas. Si no se cuenta desde el inicio con las herramientas y los procesos adecuados que permitan la interacción regular entre todos los miembros del equipo, resto de partes interesadas y el director del proyecto, no podrá existir una buena comunicación. Un error clásico es confundir la comunicación con el manejo de la información y de la documentación.

Cambios en el alcance del proyecto

Esta es una de las principales causas por las que fracasan los proyectos y su dirección y se conoce como “síndrome del lavadero” (scope creep). Este concepto se refiere a aquellos cambios solicitados cuando el proyecto ya está en ejecución y no habían sido previstos con anterioridad. Algo que suele ocurrir cuando, antes del lanzamiento del proyecto (kick-off), no se define cómo se van a manejar las solicitudes de cambio, los límites de autoridad asociados y responsabilidades asignadas. Cambio es consustancial a la complejidad asociada a los proyectos y su dirección. Hay que definir siempre qué, cómo, cuándo, para qué y por quién se solicita y autorizan los cambios.

Expectativas poco realistas

Querer hacer algo en tiempo récord, con presupuesto limitado y equipo reducido puede impedir el éxito de cualquier proyecto. Es importante ser realistas en lo que se refiere a la capacidad del equipo, el plazo disponible y los recursos necesarios, solo así se podrán obtener los resultados esperados. Esta causa está directamente relacionada con los sesgos, os sugerimos leer el artículo publicado al respecto.

Falta de monitoreo y control

Entregarle el cronograma al equipo no es suficiente para que un proyecto tenga éxito. Es necesario asegurarse de que todo se esté ejecutando conforme a lo planificado. Por lo que, realizar reuniones de seguimiento y control, y auditorías regulares de gestión de avances previamente establecidas, resultan fundamentales y ayudarán, cuando sea necesario, a la toma de decisiones en relación con la gestión de riesgos y de cambios.

Plazos irreales

Estipular tareas complejas en plazos pequeños de tiempo ciertamente es otra de las causas más importantes por la que los proyectos fracasan. Resulta esencial hacer un análisis adecuado del tiempo que cada etapa del proyecto tomará y considerar un margen para imprevistos. Saber definir y manejar en consecuencia las holguras entre las actividades del proyecto, es la clave para evitar esa causa recurrente que contribuye al fracaso.

Roles, tareas y responsabilidades mal definidos y peor asignados

Cuando cada miembro del equipo recibe sus responsabilidades con claridad, por ejemplo, mediante el uso de tablas RACI y asignaciones TAC, sabrá qué, cuándo y cómo hacer cada una de sus actividades, sin la necesidad de tener a alguien que se lo exija constantemente.

Crea un plan para la dirección del proyecto con metas claras y asumidas

Establecer metas claras, objetivas y realistas es primordial para evitar el fracaso de un proyecto. Para ayudarte a construirlas puedes utilizar métodos y técnicas para definir objetivos, como por ejemplo SMART o AIDA.

Decir, por ejemplo, “quiero hacer más” no es una meta objetiva. Una meta más específica sería: “Quiero acelerar la ejecución de los paquetes de trabajo de esta fase en 15% durante las próximas seis semanas”. Este es un objetivo que cumple los requisitos mencionados, siempre y cuando sea algo que se puede alcanzar apoyándonos en métricas que podamos medir y evaluar de manera proactiva.

Una vez que las metas están definidas y asumidas, es fundamental crear el plan para dirigir la ejecución y entrega del proyecto, ya que esto aumentará la probabilidad de su éxito, contribuyendo a manejar la complejidad y riesgos asociados, especialmente, a evitar desviaciones y tal vez ahorrar tiempo y recursos durante su desarrollo.

En relación con la gestión de riesgos, es importante realizar una gestión profesional de los riesgos asociados, identificados y evaluados del proyecto, en especial a su plan de contingencias. En esta fase del proceso de planificación, para su posterior monitoreo y control, en la fase de ejecución, seguir las probabilidades de ocurrencia de los riesgos identificados y las medidas definidas para su gestión en el plan de contingencias, resulta fundamental.

Además, para que estos errores no ocurran, necesitamos actualizar, cuando sea necesario, las medidas de prevención, así como las medidas de mitigación, en caso de que los riesgos se materialicen.

Y, por supuesto, es igualmente fundamental dirigir el proyecto en base a las exigencias de predictibilidad y proactividad en todas las fases del ciclo de vida, asegurando que administramos bien los procesos, gestionamos mejor los recursos y dirigimos con éxito a las personas y a todas las partes interesadas.

Definir los recursos necesarios y mantener los objetivos del proyecto

El inventario de los recursos, de todo tipo, para el proyecto, considerando todas las fases del ciclo de vida, especialmente en las etapas críticas, es esencial para no quedarnos atrapados en la travesía del desierto que supone la ejecución correcta de la planificación adecuada, “hacer correctamente lo correcto”.

Una vez definidos todos los recursos, es importante enfocarse en la planificación y uso de los mismos y no realizar cambios que no sean estrictamente necesarios, sin alterar el caso de negocio ni la línea base del proyecto, que pueda poner en riesgo los objetivos y resultados esperados.