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¿Qué es un proyecto fracasado?

Por lo general, es aquel cuyo resultado no cumple con su caso de negocio y jerarquía de objetivos; y/o no entrega, comisiona, lo que estaba contractualmente acordado, en todos sus términos. Es arriesgado generalizar porque las causas pueden ser muy diversas. Para evitar que un proyecto fracase, es especialmente importante estar atentos a la raíz de la causa aplicar lecciones aprendidas y no incurrir en nuevos fracasos. Veamos algunas de las causas más relevantes: 

Poca planificación

La tendencia creciente a relativizar la importancia de la planificación en un proyecto. Su deficiencia puede derivar en el fracaso del mismo. El éxito de un proyecto depende, en gran medida, de definir adecuadamente el caso de negocio, el alcance, el rol de cada miembro del equipo y la gestión de cambios. Dispondremos así de un cuaderno de bitácora, así como de la hoja de ruta detallada para monitorear y controlar la fase de ejecución y su comisionamiento. 

Definición inconsistente de los recursos

La planificación no debe limitarse a la agenda, las reuniones y las responsabilidades. También es fundamental planificar los recursos, del tipo que sean, humanos, financieros o técnicos. Si no se determinan consistentemente, no será posible cumplir con los tiempos, arriesgando la no transferencia del entregable final. 

Objetivos poco claros

Los objetivos del proyecto deben definirse con claridad en la fase del ciclo de vida de diseño/definición, especialmente con la jerarquía de objetivos, para que a medida que el tiempo transcurra, podamos saber, de manera proactiva, si vamos cumplimiento y si estamos camino del éxito (o no), para actuar en consecuencia. Escoger metas medibles, indicadores de progreso, factores críticos para el éxito e hitos asociados, contribuye a tener una mejor visualización del progreso del proyecto y permite conocer lo cerca que estás de alcanzar el resultado esperado.

Falta de seguimiento, monitoreo y control

Esta es una fase característica de la moderna dirección de proyectos. “Acompañar” (= monitoreo y control) el desarrollo del proyecto es esencial para su éxito; a pesar de conocer los detalles, gestionar las partes interesadas, las comunicaciones, los riesgos, las fases y los paquetes de trabajo no es suficiente; especialmente, cuando se dirigen proyectos de una determina complejidad. 

Resulta imprescindible saber cómo va nuestro proyecto, si se está cumpliendo con todas las expectativas, más allá del cronograma, o si el presupuesto sigue la planificación. De esta forma, apenas surge alguna divergencia en relación con el plan inicial, es posible corregirla. La predictibilidad y la proactividad son enfoques imprescindibles que mejoran las competencias de los miembros del equipo de proyecto y especialmente de su dirección. 

Poca transparencia

Para que el proyecto no fracase, es fundamental que exista transparencia para todas las partes interesadas, más allá del equipo del proyecto.

Esto incluye una comunicación clara, una buena gestión de documentación y de los canales de información establecidos, así como la transparencia acerca del estado de cada tarea que se puede lograr hoy en día a través de la digitalización de toda la documentación relacionada.

Falla en la comunicación

La comunicación personal es la clave para una gestión de proyectos profesional y las buenas prácticas. Si no se cuenta desde el inicio con las herramientas y los procesos adecuados que permitan la interacción regular entre todos los miembros del equipo, resto de partes interesadas y el director del proyecto, no podrá existir una buena comunicación. Un error clásico es confundir la comunicación con el manejo de la información y de la documentación. 

Cambios en el alcance del proyecto

Esta es una de las principales causas por las que fracasan los proyectos y su dirección y se conoce como “síndrome del lavadero” (scope creep). Este concepto se refiere a aquellos cambios solicitados cuando el proyecto ya está en ejecución y no habían sido previstos con anterioridad. Algo que suele ocurrir cuando, antes del lanzamiento del proyecto (kick-off), no se define cómo se van a manejar las solicitudes de cambio, los límites de autoridad asociados y responsabilidades asignadas. Cambio es consustancial a la complejidad asociada a los proyectos y su dirección. Hay que definir siempre qué, cómo, cuándo, para qué y por quién se solicita y autorizan los cambios.

Expectativas poco realistas

Querer hacer algo en tiempo récord, con presupuesto limitado y equipo reducido puede impedir el éxito de cualquier proyecto. Es importante ser realistas en lo que se refiere a la capacidad del equipo, el plazo disponible y los recursos necesarios, solo así se podrán obtener los resultados esperados. Esta causa está directamente relacionada con los sesgos, os sugerimos leer el artículo publicado al respecto.

Falta de monitoreo y control

Entregarle el cronograma al equipo no es suficiente para que un proyecto tenga éxito. Es necesario asegurarse de que todo se esté ejecutando conforme a lo planificado. Por lo que, realizar reuniones de seguimiento y control, y auditorías regulares de gestión de avances previamente establecidas, resultan fundamentales y ayudarán, cuando sea necesario, a la toma de decisiones en relación con la gestión de riesgos y de cambios.

Plazos irreales

Estipular tareas complejas en plazos pequeños de tiempo ciertamente es otra de las causas más importantes por la que los proyectos fracasan. Resulta esencial hacer un análisis adecuado del tiempo que cada etapa del proyecto tomará y considerar un margen para imprevistos. Saber definir y manejar en consecuencia las holguras entre las actividades del proyecto, es la clave para evitar esa causa recurrente que contribuye al fracaso.

Roles, tareas y responsabilidades mal definidos y peor asignados

Cuando cada miembro del equipo recibe sus responsabilidades con claridad, por ejemplo, mediante el uso de tablas RACI y asignaciones TAC, sabrá qué, cuándo y cómo hacer cada una de sus actividades, sin la necesidad de tener a alguien que se lo exija constantemente.

¿Cómo evitar estos desafíos?

Crea un plan para la dirección del proyecto con metas claras y asumidas

Establecer metas claras, objetivas y realistas es primordial para evitar el fracaso de un proyecto. Para ayudarte a construirlas puedes utilizar métodos y técnicas para definir objetivos, como por ejemplo SMART o AIDA.

Decir, por ejemplo, “quiero hacer más” no es una meta objetiva. Una meta más específica sería: “Quiero acelerar la ejecución de los paquetes de trabajo de esta fase en 15% durante las próximas seis semanas”. Este es un objetivo que cumple los requisitos mencionados, siempre y cuando sea algo que se puede alcanzar apoyándonos en métricas que podamos medir y evaluar de manera proactiva. 

Una vez que las metas están definidas y asumidas, es fundamental crear el plan para dirigir la ejecución y entrega del proyecto, ya que esto aumentará la probabilidad de su éxito, contribuyendo a manejar la complejidad y riesgos asociados, especialmente, a evitar desviaciones y tal vez ahorrar tiempo y recursos durante su desarrollo.

En relación con la gestión de riesgos, es importante realizar una gestión profesional de los riesgos asociados, identificados y evaluados del proyecto, en especial a su plan de contingencias. En esta fase del proceso de planificación, para su posterior monitoreo y control, en la fase de ejecución, seguir las probabilidades de ocurrencia de los riesgos identificados y las medidas definidas para su gestión en el plan de contingencias, resulta fundamental. 

Además, para que estos errores no ocurran, necesitamos actualizar, cuando sea necesario, las medidas de prevención, así como las medidas de mitigación, en caso de que los riesgos se materialicen. 

Y, por supuesto, es igualmente fundamental dirigir el proyecto en base a las exigencias de predictibilidad y proactividad en todas las fases del ciclo de vida, asegurando que administramos bien los procesos, gestionamos mejor los recursos y dirigimos con éxito a las personas y a todas las partes interesadas.

Definir los recursos necesarios y mantener los objetivos del proyecto

El inventario de los recursos, de todo tipo, para el proyecto, considerando todas las fases del ciclo de vida, especialmente en las etapas críticas, es esencial para no quedarnos atrapados en la travesía del desierto que supone la ejecución correcta de la planificación adecuada, “hacer correctamente lo correcto”.  

Una vez definidos todos los recursos, es importante enfocarse en la planificación y uso de los mismos y no realizar cambios que no sean estrictamente necesarios, sin alterar el caso de negocio ni la línea base del proyecto, que pueda poner en riesgo los objetivos y resultados esperados.

Uso de la tecnología: digitalización e IA

Cada día, nuevos proveedores de tecnologías para la gestión de proyectos contribuyen a aumentar considerablemente la calidad de la dirección y obtener mejores resultados, pues proporciona agilidad en la definición y uso rápido de la información; contribuye a la simulación de escenarios y diseño de entregables, así como a la planificación y su cumplimiento; facilita el trabajo en equipo, su integración y la toma de decisiones.

Al digitalizar, resulta importante hacer un análisis de las necesidades de la organización desde la cual se va a dirigir el proyecto, la cualificación de sus empleados y los recursos disponibles en el mercado, ya que elegir un software incorrectamente puede perjudicar, tanto la productividad como la calidad de los servicios.

Próximos pasos para evitar los errores y mejorar el desempeño

Ahora que conoces algunas de las causas, las más importantes y repetitivas por las que los proyectos fracasan, y cómo evitar estos problemas, piensa en cómo puedes mejorar tus competencias y las de tus colaboradores en los tres ámbitos (técnicas, de comportamiento y de contexto) y descubre cómo mejorar tu profesionalismo a través de la capacitación permanente y certificación profesional.

En medio del auge de la IA, surge entonces una pregunta: ¿serán reemplazados los directores de proyectos por la IA? Echemos un vistazo a hacia dónde se dirige la dirección de proyectos en la era de la digitalización la IA, y cuáles son las tendencias y expectativas para determinar cómo la IA podría evolucionar, complementar o, quién sabe, tal vez reemplazar las funciones de los directores de proyectos en general; independientemente del sector de actividad y del tipo de entregable que genere el proyecto.

Un viaje que empezó, hace ya, algunos años

En un estudio de investigación desarrollado por la International Project Management Association y PricewaterhouseCoopers, titulado Artificial Intelligence impact in Project Management (IPMA; PwC, 2020), se resumía la situación y tendencias basadas en la investigación de la siguiente manera: 

La IA no es sólo un nuevo conjunto de herramientas, es el nuevo mundo que va desde la digitalización, la automatización y más allá, la IA ya está empezando a cambiar todo.

La inteligencia artificial (IA) es una capacidad desarrollada para sistemas informáticos que pueden perciben su entorno, piensan y, en algunos casos, aprenden. En respuesta a lo que están percibiendo y sus objetivos, se toman medidas. Formas de IA que se utilizan hoy en día incluyen: asistentes digitales, preguntas y respuestas profundas, visión artificial y muchos otros. A medida que los humanos y las máquinas colaboran más estrechamente. 

En consecuencia, la IA está remodelando, más allá de los sectores económicos, siendo considerada uno de los factores disruptivos más relevantes, debido a su gran impacto en el día a día en nuestra Sociedad. En la investigación, partiendo de la información académica disponible, se realizaron tantos estudios prácticos como académicos y profesionales relevantes, con el fin de identificar los principales impulsores, las barreras y el impacto en la adopción de tecnologías de IA en las empresas. Pero la adopción de la IA en la gestión en general y, más específicamente, en la gestión de proyectos (Project Management) nos indican que la adopción y mejora de procesos basados en la IA aún están por revelar todo su potencial.

En el informe de investigación antes mencionado, también se indica que la IA también se puede utilizar para analizar la big data, esto son datos dispares y con ingentes contenidos de información, que son tratados con mayor velocidad y ofrecen escenarios y perspectivas procesables. De este modo, en un mundo que avanza a un ritmo tan rápido, el empoderamiento está llegando para mejorar la velocidad, la calidad y la precisión de los principales procesos de toma de decisiones.

Se destacan ideas sobre cómo la IA transformará la buena práctica de la dirección de proyectos y apunta hacia las competencias necesarias de los futuros directores de proyectos y sus organizaciones. Se sugiere que deben definir los próximos pasos, para que las organizaciones, partiendo de “hoy” se preparen para el “mañana”, donde la IA y los humanos trabajarán juntos, creando más y mejor capacidad en los sistemas organizativos y así aprovechar el contexto para lograr mejores y más exitosos proyectos y directores de proyectos. 

Pero: ¿qué es (y quién es) un director de proyectos en la era de la IA?

Analicemos el papel de un director de proyecto antes de analizar qué partes del trabajo están listas para ser asumidas por nuestros futuros jefes robóticos. A los efectos de este artículo, un director de proyecto es cualquier persona que participa activamente ejerciendo algún rol, administrando procesos y/o gestionando recursos del proyecto en cualquier fase del ciclo de vida; no sólo alguien con la autoridad para dirigir el proyecto. Esto implica a un rango heterogéneo de individuos; dependiendo de la complejidad y características del proyecto, tal vez a muchas personas con distintas responsabilidades, roles y funciones en ese equipo. 

Sin ser la siguiente lista un inventario exhaustivo de funciones, las personas miembros de un equipo de proyecto pueden estar desempeñando las siguientes:

• Planificación de reuniones para garantizar la alineación entre los colaboradores: sesiones de lluvia de ideas, estimación de problemas y escenarios, monitoreo de riesgos, manejo en la gestión de cambios y sus implicaciones.
• Actualización del estado de tareas, entregables y objetivos del proyecto; actualizar hojas de ruta, paquetes de trabajo en ciclos de vida predictivos o épicas; y revisiones en ciclos de vida adaptativos.
• Elaborar informes para las partes interesadas –internas y externas– sobre el desempeño del equipo y del proyecto, monitorear y actuar de la manera más conveniente en los planes y canales de comunicación definidos.
• Asegurar el avance del proyecto y de su dirección: seguimiento del alcance, obteniendo actualizaciones periódicas de estado de los miembros del equipo e identificando y eliminando bloqueadores y dependencias, etc.

¿Cuál es el estado actual de la IA en este momento?

Si le has dedicado, aunque sea un tiempo mínimo, a explorar las incipientes soluciones de IA actuales (ChatGPT, Bing, Google Bard, etc.), sabrás que la IA es tan útil como las indicaciones y los datos que se le proporciona.

Debido a esto, sus principales casos de uso, a la fecha, son básicamente:

• resumir datos disponibles;
• ayuda en el diseño (gráfico o no);
• ayuda en estimaciones, cálculos, tiempos, escenarios;
• examinar datos para generar sugerencias;
• recopilar datos de fuentes dispares.

En el mundo de la dirección de proyectos usando IA, esto probablemente significará que las primeras áreas de las tareas que estarán impulsadas por la IA serán los tres últimos puntos anteriores (es decir, estimaciones, diseños y escenarios, desde producir informes, obtener actualizaciones de estado e identificar riesgos y bloqueadores). Si bien esto será de gran ayuda para todos los miembros del equipo, esto supondrá tan sólo un pequeño porcentaje de la función del director de proyecto.

Entonces, en la práctica: ¿puede o no puede la IA ayudar a dirigir los proyectos?

A pesar de algunos de los desafíos que supone el uso de la IA para obtener los resultados deseados, es difícil no darse cuenta de lo poderoso que se está volviendo el procesamiento del lenguaje natural (PLN). Esto realmente pone en duda si la IA realmente puede dirigir un proyecto o no. Hasta donde alcanza hoy en día la información disponible (y creíble) los primeros ejemplos al respecto nos llegan en forma de metadatos de problemas generados por la propia IA.

Algunas de estas fuentes nos proporcionan ejemplos de ello, como las etiquetas de problemas generadas por aplicaciones basadas en IA, que utilizan datos históricos para generar sugerencias. Con este y otros ejemplos recientes, es fácil visualizar cómo las nuevas formas impulsadas por la IA, de proponer planes de proyectos, pueden, eventualmente, comenzar con información sesgada que impacte en la credibilidad, camino de la planificación de detalle.

Además, el escenario no es lineal, contexto y cultura condicionan a las organizaciones, a sus directivos y a los equipos de proyecto en la gestión de los desafíos, los objetivos, las formas de trabajo y preferencias que consideran y que pueden limitar el uso y eficacia de la IA. Algunas de esas limitaciones, para tener una mejor idea de lo que la IA podría no asumir, sin que tampoco la lista sea exhaustiva, serían las siguientes:

Dirigir a personas y equipos:

La IA se nutre de la repetición y el reconocimiento de patrones. Para equipos que carecen de datos históricos. Por ejemplo, si es gente que no se conoce, personas que anteriormente no trabajaron juntas y se enfrentan a un proyecto de naturaleza nueva (es decir, no similar a lo que han participado en el pasado), o simplemente no tienen una aplicación de IA con registro de proyectos anteriores, esa IA puede tener dificultades para proporcionar información precisa, no solo en las fases de definición y planificación. 

La incapacidad para iniciar adecuadamente el proyecto:

La IA es excelente para resumir información. Entonces, en el futuro, encontrar la información adecuada sobre un proyecto determinado probablemente será cuestión de consultar con los chatbots. No obstante, no por ello dejará de requerir de personas para ponerlo en marcha, camino de la fase de definición/diseño. Es decir, asegurarse de que todas las personas involucradas lo conozcan, estén preparadas para priorizarlo y comprendan por qué es importante para el negocio. 

La incapacidad de comprender las diferencias y preferencias culturales

Ya sean rasgos culturales exclusivos de una organización, de un grupo de personas o de un sector industrial, de cualquier actividad social en su conjunto, esta falta de contexto puede impedir que la IA haga sugerencias que sean relevantes para nuevos proyectos. Esto es un desafío especialmente para quienes trabajan con clientes u otras partes interesadas externas cuyas preferencias y formas de trabajar pueden diferir de las de su equipo interno.

Las herramientas para la gestión de proyectos basadas en la IA beneficiarán más a los «gerentes que no son de proyectos»

Probablemente, el mayor beneficio del auge de la IA es su potencial para brindar ayuda a otros directivos, a otros gestores, en especial a los miembros del equipo de proyecto o supervisores y propietarios del proyecto; es decir, a los llamados “no directores de proyectos”. Con la IA, estos miembros del equipo pueden dedicar menos tiempo a realizar una buena parte de sus tareas asignadas para centrarse más en la reflexión, en cooperar con el director del proyecto en las tareas de gestión y toma de decisiones.

Algunas tareas para las que estos miembros del equipo podrían empezar a aprovechar la IA son las siguientes, una vez más, sin que el listado sea excluyente:

• Independientemente del tipo de ciclo de vida del proyecto y del uso de marcos de trabajo ágiles, las reuniones diarias y las actualizaciones del avance o los bloqueadores del proyecto: el procesamiento y la estimación de escenarios y el propio manejo del tiempo de la reunión, estas tareas se realizarán más fácilmente con el uso de la IA.
• Estimación de puntos de la historia trabajando en un entorno ágil: la IA puede sugerir puntos de la historia en función de los datos históricos de problemas del equipo, estimación del avance y ajustes en fases y paquetes de trabajo y su visualización en el cronograma de tiempos y recursos en ciclos de vida predictivos.
• Refinamiento del trabajo pendiente: la IA podría sugerir priorización de problemas para futuros sprints de un scrum o ajustando tareas secuenciales y sus impactos en la ruta crítica de un modelo predictivo.
• Categorización de tareas: la IA puede sugerir categorías de tareas, combinando distintos métodos y herramientas, desde etiquetas, estado de lo realizado y pendiente, optimización de recursos, actualización del estado de riesgo y personas asignadas a cada función RACI o incluso en las tablas TAC.

Sin lugar a dudas, podemos esperar un impacto muy positivo para la mayoría de funciones asociadas a los miembros de un equipo de proyecto, especialmente a optimizar el tiempo y las prioridades, especialmente para personas y organizaciones con pocos recursos a su disposición o con menor experiencia en proyectos y su dirección. Para organizaciones, equipos y personas con mayor experiencia, también la mayor aportación estará en la capacidad de generar actualizaciones de estado e informes de proyectos, acelerando el análisis y la toma de decisiones críticas de manera proactiva y predictiva, que es la base de la moderna dirección de proyectos; probablemente, las restricciones en el uso y disposición de la información serán cosa del pasado gracias a la IA.

Y lo más importante: la IA para la dirección de proyectos consiste en dejar que los humanos sean los inteligentes

Es poco probable que la IA elimine la función del director de proyecto. Sin duda, mejorará las capacidades de los Project Managers y les dará más tiempo para ser pensadores estratégicos y hacedores tácticos; pensar de manera innovadora y tomar decisiones que ayuden a mejorar a su equipo en general, a las personas miembros de esos equipos en particular, así como avanzar con menor grado de incertidumbre camino de una entrega exitosa, probablemente con menores riesgos debido a la facilidad de actuar de manera más proactiva y también predictiva.

Debido a que la principal limitación de la IA es comprender los matices del proyecto, para los directores profesionales de proyectos (esto son aquellos que se dedican a dirigir proyectos a tiempo completo) la aceleración de la puesta a disposición y uso de herramientas basadas en la IA hace necesario, hoy más que nunca, que los Project Managers se especialicen más en sus respectivas industrias y sectores de actividad. Para, de esta forma, evitar repetir las principales causas de los fallos y, especialmente, para corregir los sesgos, al combinar las ventajas que ofrece y también los vacíos que deja la IA. 

Y la reflexión más importante: si bien la IA facilitará la mejora de las competencias técnicas, todos los directores de proyectos deberán reflexionar, desarrollar y mejorar sus competencias contextuales, y, especialmente las de comportamiento, para ponerse más en sintonía con las necesidades de los clientes y del negocio y así agregar mayor valor a la moderna dirección de proyectos en la era de la IA. 

Referencia

IPMA; PwC. (Octubre de 2020). Artificial Intelligence impact in Project Management. En C. Bodea, D. Ronggui, O. Stanciu, & C. Mitea (Ed.), III Congreso Internacional de Economía Social y Ciencias Sociales, (pág. 50). Universidad de Estudios Económicos de Bucarest. Obtenido de Artificial Intelligence impact in Project Management: https://www.ipma.world/assets/IPMA_PwC_AI_Impact_in_PM_-_the_Survey_Report.pdf